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職場溝通技巧-讓老闆心悅誠服的溝通方式

 

無論是哪一種產業,在職場上保持良好的溝通是至關重要的。尤其處於科技相當發達的時代,我們一定要知道如何透過各種通訊媒介如電話、電郵和社交軟體有效地傳達訊息。如能具備良好的溝通能力可以對自己的職業生涯有所幫助。

 

十大溝通技巧

 

想在同僚間出類拔萃嗎?那麼您絕對不能錯過人資或是獵人頭們最想在履歷和CV(cover letter, 求職信)裡看到的十個溝通技巧。在履歷裡強調這些技巧並在面試時展現出來,這讓您在面試官前有個良好的印象。接著在錄取後持續強化這些技巧,就能讓公司內外的人對您印象深刻。

 

1. 傾聽

 

當個好聽眾是成為懂得溝通的人其中一個法門。畢竟,世上沒有人會喜歡與只在乎自己而不願傾聽別人的人溝通。在職場上,如果您不是個好聽眾,那麼您就很難理解別人交辦您的事情。

 

如果不知道從何上手的話,就花點時間練習"積極聆聽(active listening)"吧。所謂"積極聆聽"包含了認真聽旁人說話、向他們問些能讓自己更了解內容的問題以及將他們的話換種方式說以確保自己理解(例如:"所以您的意思是....”)。這可以讓您了解對方表達的內容,也可以作出適當的回應。

 

2. 非語言溝通

 

肢體語言、眼神、手勢和語調等都影響了您的講話內容,而在放鬆、自然且和善的語調都能讓您在對方面前顯得親近,而且無形間在聊天過程中能鼓勵對方將心房敞開。(編按:有時候怎麼說比說什麼來得重要)

 

溝通時的眼神也相當地重要,當您專注於對方和聊天內容時,您不自覺會想看著對方的眼睛(但切記,這不是要您盯著對方,因為這反而讓對方不舒服)

 

另外,當輪到自己說話時,也要邊注意對方的非語言信息(nonverbal signals)。通常,對方真實的感受會不自覺地在這些信息中傳達出來。例如,如果聊天過程中,對方並沒有一刻看過您的眼睛,那很可能是他(她)感到不自在或是在隱藏什麼。

 

3. 簡潔清楚地表達

 

所謂好的語言溝通(verbal communicaton)是指說得恰到好處,別講得滔滔不絕或是相當過於簡短,而是試著在越少的語句傳達您想表達的事情。無論面對面交談、透過電話或是電子郵件聯絡,務必都要說得清楚、講得直接。如果您只是泛泛而談時,您的聽眾很容易分心或是無法了解您想表達的事情。所以在說話前,請記得先整理自己想說的,才會讓自己不會說得過多或是讓對方不明白您在說什麼

 

4. 親切的態度


 

單單透過和善的語氣、話家常或一個簡單的微笑,您就能自然而然地鼓勵對方跟您坦然地交流。無論在哪個工作場所或何種溝通方式,保持友善和禮貌是達到良好溝通的必備條件。比方說,在撰寫給同事或是上級主管email時,可以用"祝您有個美好的周末"作開頭,這無形間讓對方認可您喔。

 

5. 保持自信

 

在與別人互動時,保持自信也是相當重要的。在交談時保持自信,能讓對方知道您深信自己說的不假,所以也會願意聽您繼續說下去。嶄露自信其實不難,像眼神接觸、用堅決卻溫暖的語氣表達並避免論述時有遲疑的狀況即可,也不要用激烈或是傲慢的態度表達。同時別忘了除了要時時刻刻傾聽對方外也要保有同理心。

 

6. 同理心

 

在與職場上其他人溝通的時候,難免會有不認同對方的狀況出現。這時候學著去了解並尊重對方的觀點是相當重要的,試著用像是"我理解您會這樣想是不是因為...”讓對方知道您有認真聆聽並有在重視對方的意見。

 

7. 保持開放的心態

 

所謂一個懂得溝通的人,無論任何的談話內容中都保持著開放的心態。把耳朵打開來,認真傾聽並理解對方想法而不是急著回應或表達意見。那麼透過願意跟人、甚至是您不認同的人交談的過程中,您將會有更真誠、更對自己有幫助的對話。

 

8. 尊重

 

如果在跟人的交流當中,您總能保持著尊重對方的態度,那麼對方會更願意敞開心胸跟您溝通。在溝通時保持尊重不難,透過稱呼對方的名字、保持眼神接觸並在對方開口時主動聆聽等等,就會讓對方有感受到您有在認同他。另外在通話過程中,保持專注也是相當重要的。


 

那麼要如何透過信件來表達尊重呢?您需要用心、用點時間整理您想傳達的內容後再撰寫。如果您寄給對方一封內容草率、拖泥帶水且讓對方無法理解的email時,對方會覺得您並沒有尊重他,那就更別想之後在溝通時對方的態度會有多好了。

 

9. 給予回饋

 

除了前面所說的聆聽及心態外,適時給予回饋也是相當重要的溝通技巧。像在職場上,作為一個有良好溝通技巧的管理者,應該要透過email、電話或是每周例行的開會,適時給予員工一些建設性的回饋。這也包括給予他們一些讚賞,像是"您做得很好"或是"謝謝您有注意到這個部分"等等,這樣無形間會讓員工受到鼓勵,並增加他們的工作動力

 

同樣的,您也應該要接受對方給您的回饋和鼓勵。除了要認真聆聽對方給您的回饋外,如果您並不清楚對方所表達的方向時,也可以向對方問些能把它釐清的問題喔。

 

10. 選擇適合的溝通管道

 

一個良好的溝通除了人的因素-個性及態度外,還需要知道什麼場合下使用何種方式來溝通。比方說,有些重要的談話內容(像是解雇、薪水的改變等等)在面對面時為佳。

 

此外,對象也很重要。如果今天要跟大忙人(例如老闆)溝通時,那麼就最適合使用email了。如此才能夠讓對方了解您有在重視他們,也更可能用正面的態度來回應您。

 

本文節自the balance careers網站中的Communication Skills for Workplace Success-Employers Look For These Communication Skills一文,因翻譯緣故,無法完全按原文的意思撰寫,還請讀者海涵

 

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